Grote ondernemingen zijn zodanig gestructureerd dat besluiten door directie, raad van bestuur en aandeelhouders standaard vastgelegd worden. Kleinere ondernemingen hebben vaak een beperkte bestuurlijke organisatiestructuur. Veelal zijn aandeelhouders en de directie dezelfde personen. En zo er al een raad van commissarissen is, dan blijkt er vaak een nauwe relatie te bestaan met de aandeelhouders en directie, die weer voortkomt uit een andere relatie. Het zijn immers vertrouwenspersonen die op afstand de onderneming volgen en de andere bestuursorganen van adviezen voorziet.
Kleinere ondernemingen hebben in de regel de juridische structuur van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Ik wil niet ingaan op de voor- en nadelen van zo’n structuur omdat dit nu te ver voert (maar u kunt mij daar uiteraard altijd over bellen!). Zoals de titel aangeeft, gaat het om het juist en tijdig vastleggen van besluiten.
In de statuten van de vennootschap zijn altijd enkele artikelen besteed aan het tegenstrijdig belang tussen aandeelhouders en bestuurders. Is er sprake van een directeur-grootaandeelhouder, dan kan er al snel sprake zijn van een tegenstrijdig belang. Met toepassing van voormelde artikelen lijkt het probleem verholpen te zijn. Ook zijn er artikelen gewijd aan het houden van aandeelhoudersvergaderingen. Deze vergaderingen kunnen snel bijeengeroepen en gehouden worden vanwege diezelfde kleine groep. Besluiten zijn dan snel genomen. Bij een eerste blik lijkt dit allemaal praktisch geregeld te zijn en in geval van voorspoed, zal het niet juist en tijdig vastleggen van besluiten geen problemen opleveren.
In bijna alle andere situaties kan het wel aanleiding zijn tot het ontstaan van problemen.
Enkele praktijkvoorbeelden.
Voorbeeld 1
Besloten wordt de bedrijfsactiviteiten in te brengen in een nieuw op te richten dochtervennootschap.
De directie blijft achter in de moeder en deze gaat directie voeren over de dochter. Ter dekking van de kosten wordt een managementovereenkomst gesloten. De fee dekt de operationele kosten met een kleine opslag. De statuten geven de mogelijkheid om deze overeenkomst rechtsgeldig te sluiten. Iets anders wordt het als de dochtervennootschap een Raad van Commissarissen kent. De managementovereenkomst wordt afgesloten voordat de leden van de Raad benoemd zijn. Na benoeming van de leden wordt de managementovereenkomst niet bekrachtigd door vastlegging in de notulen. De managementovereenkomst is wel tijdens een bespreking met de directie, aandeelhouders en de raad besproken en goedgekeurd. Notulen zijn niet voorhanden. Het gevolg is dat in geval van faillissement de curator stelt dat de overeenkomst nietig is en kan hij in beginsel alle betaalde managementfee terugvorderen. De ervaring leert dat hij dit ook zal doen!
Voorbeeld 2
De jaarrekening moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar opgemaakt en vastgesteld worden. Binnen acht dagen na vaststelling moet de jaarrekening gedeponeerd worden. Als dit niet gebeurt, dan moet er een aandeelhoudersbesluit komen die een verlenging van de termijn toestaat. Bijna altijd wordt een besluit tot verlenging wel genomen, maar niet genotuleerd.
Bij kleinere ondernemingen is de druk wat minder voelbaar en kantoren die een samenstellingopdracht hebben, zullen de jaarrekening vaak later opmaken. Na het opmaken van de jaarrekening vindt de aandeelhoudersvergadering plaats en wordt deze binnen de wettelijke termijn gedeponeerd. Helaas is de wettelijke termijn al verstreken omdat het besluit niet genotuleerd wordt en dat kan (mede) aanleiding zijn tot aansprakelijkheid van de directie.
Het is derhalve noodzakelijk om alle besluiten van de bestuursorganen, hoe onbelangrijk ook, te notuleren.